Enviar um link parece simples, mas ele pode permitir leitura, edição ou acesso a uma pasta inteira. Para compartilhar documentos na nuvem com mais controle, escolha primeiro quem precisa receber o arquivo e o que essa pessoa precisa fazer. O exemplo abaixo usa o Google Drive; outros serviços têm opções e nomes diferentes.
Compartilhe o arquivo certo
Antes de criar o acesso, abra o documento e confira se ele contém informações que não deveriam ser enviadas. Uma planilha pode ter abas extras, comentários ou dados de outras pessoas. Se o destinatário precisa apenas de uma parte, prepare uma cópia específica com o conteúdo necessário.
Evite compartilhar a pasta geral de trabalho quando apenas um arquivo será utilizado. Permissões herdadas de pastas ou de uma organização podem interferir no acesso; confira os detalhes apresentados pelo serviço.
Escolha entre pessoas específicas e acesso por link
No Drive, abra a opção Compartilhar e observe o acesso geral. Com acesso restrito, somente as contas autorizadas conseguem abrir o arquivo. O destinatário deve usar a conta correspondente ao convite.
A opção para qualquer pessoa com o link facilita a distribuição, mas o endereço pode ser repassado. Use esse formato apenas quando a abrangência for adequada ao conteúdo. Um link difícil de adivinhar não equivale a exigir identificação do destinatário.
Dê a permissão necessária
| Necessidade | Permissão a considerar |
|---|---|
| Apenas consultar | Leitor. |
| Enviar observações | Comentador, quando disponível. |
| Alterar o conteúdo | Editor, para colaboração autorizada. |
Não entregue edição por padrão. Ao permitir alterações, combine quem fará o quê e como serão revisadas. Para materiais finais, uma versão em PDF pode reduzir mudanças acidentais, embora não impeça cópias ou redistribuição.
Teste o acesso antes de enviar
- Confira o endereço da pessoa convidada.
- Revise o nível de permissão e o acesso geral.
- Copie o link pela opção do serviço.
- Se o material for público, teste em uma sessão sem a sua conta.
- Se for restrito, peça ao destinatário para confirmar com a conta autorizada.
Você conseguir abrir o arquivo enquanto está conectado como proprietário não comprova que outra pessoa terá acesso. A mensagem de solicitação de acesso pode significar que ela entrou com uma conta diferente, e não que seja necessário tornar o documento público.
Revogue o acesso quando a tarefa terminar
Revise pessoas autorizadas e links antigos. Remover o acesso impede novas aberturas pelo serviço conforme suas regras, mas não apaga cópias que já tenham sido baixadas. Restrições de download e impressão também não impedem todas as formas de copiar o conteúdo.
Em contas de trabalho ou escola, políticas da organização podem limitar compartilhamentos externos. Siga essas regras e não use uma conta pessoal para contorná-las. Para documentos sensíveis, confirme identidade, finalidade e canal autorizado antes de compartilhar.
Fontes técnicas: Google Drive: compartilhar arquivos; Google Drive: limitar ou interromper compartilhamentos.